在合同有關(guān)主體嚴重拖欠合同款時(shí)，企業(yè)往往會(huì )委托律師起草律師函，要求對方支付欠款，并提示對方如仍不按期歸還的，企業(yè)將提起訴訟。

上述合同的欠款情況，往往是不需要辦理結算、約定貨款兩清的合同，或者是已經(jīng)辦理完畢結算的合同欠款。如果對方不按照約定履行合同，企業(yè)可以馬上提起訴訟或者中止履行合同。

而鋼結構制作或者安裝的合同款支付，往往是在合同履約節點(diǎn)的前后，或者分時(shí)間段按累計工程量計算和支付工程款。這樣，在加工構件或者安裝工程未做總結算之前，會(huì )在很長(cháng)一個(gè)時(shí)間段內，合同款的支付是以工程實(shí)際進(jìn)度，或者按照單位時(shí)間段內（如月、周）的制作、安裝構件量來(lái)計算，企業(yè)催討該時(shí)間段的欠款，不但要考慮企業(yè)本身利益的維護，還要考慮與對方在合同履行期間的合作關(guān)系。而且，在整個(gè)工程未作結算之前，如果擅自提起訴訟，那么受損失的必然是提起訴訟的企業(yè)，因為訴訟中斷了合同履行。而且后續的合同款項，在合同中止的狀態(tài)下，也必然成為不可能實(shí)現的目標。所以，企業(yè)催討進(jìn)度款的內容和形式，也要不同于律師函。概括地說(shuō)，既要達到敦促甲方付款的目的，又不能破壞雙方的友好合作。一份好的催款公函的寫(xiě)作，應該做到有理、有利、有節，甚至令對方看后感到比較舒服。那種動(dòng)輒以訴訟、中止履行合同來(lái)要挾的催款函，不是好的公文寫(xiě)作。

下面就略為詳細地介紹一下催款公函的寫(xiě)作技巧。

一、抬頭及文綴

公文的抬頭一定要用大號字體標明企業(yè)的名稱(chēng)，并標明公函的字樣�？捎脀ord中頁(yè)眉的設置來(lái)設定。公文抬頭下方，需設定橫線(xiàn)或者雙橫線(xiàn)，與主文分開(kāi)。在橫線(xiàn)的上方，還要用小號字體標明文號和函件名稱(chēng)。例如有關(guān)廊坊某公司的催款函可用“2007第？？號廊坊進(jìn)度款催字第號函”，可根據企業(yè)歸檔的編號來(lái)設置，也可根據行文的需要來(lái)編制。

而文綴是在正文結束后，在尾頁(yè)下方用橫線(xiàn)等標明的、關(guān)于正文的標注和補充說(shuō)明。一般來(lái)說(shuō)，有主題詞、簽發(fā)人、主送單位、抄送單位、打字校對、送達的說(shuō)明等等內容。主題詞是關(guān)于函件內容的簡(jiǎn)要標識，如有關(guān)廊坊某工程第三季度的進(jìn)度款催告函寫(xiě)好后，可在主題詞部分標明“廊坊三季度  催款”的字樣。簽發(fā)人一般是工程項目負責人或者公司有關(guān)高級管理人員，不宜將不合身份的無(wú)關(guān)人員寫(xiě)作簽發(fā)人。主送單位一般為送達的企業(yè)。抄送單位一般可將與合同有關(guān)的部門(mén)予以列明，如總經(jīng)辦、市場(chǎng)部、合約部、工程部、財務(wù)部等，必要時(shí)可將監理或者甲方列入，目的是說(shuō)明此函有很大影響，已經(jīng)引起許多部門(mén)的重視。關(guān)于送達，應標明“本函件以傳真或者掛號信方式送達，一經(jīng)發(fā)出，即視為貴司已經(jīng)收悉”，目的在于防止有關(guān)企業(yè)故意裝作不知情，拖延付款。而在實(shí)際送達時(shí)，最好以ems形式郵寄發(fā)出，在網(wǎng)上查到妥投結果后再打印出來(lái)備用。

二、標題及敬語(yǔ)

公文除了開(kāi)始時(shí)對方企業(yè)的稱(chēng)謂加冒號外，還應該在正文之前有正式的標題，以“關(guān)于……的函”為標題的結構。例如，甲方拖欠進(jìn)度款已經(jīng)三個(gè)月，我方要求對方支付二季度的進(jìn)度款，標題則宜寫(xiě)為“關(guān)于提請貴司支付某某工程某某年第二季度進(jìn)度款的催告函”。

敬語(yǔ)是公函中非常重要的內容，惡劣的公文催告函往往在該方面顯得缺乏教養、動(dòng)輒恐嚇威脅，這樣往往會(huì )引起對方逆反心理，事倍功半。關(guān)于發(fā)給公司負責人的敬語(yǔ)，可寫(xiě)為“某某公司某某總經(jīng)理（或董事長(cháng)）臺鑒”，然后展開(kāi)正文。在文章結尾后，應加上順頌商祺、順頌秋安（冬安）、祝貴司大廈日成、祝您身體健康等待敬語(yǔ)。在函件中間，敬語(yǔ)則主要表現為不使用威脅性的語(yǔ)言，如請貴司如何如何，否則我司將如何如何。多用“請”、“貴司”、“提請”等客套語(yǔ)言。

三、公文正文的寫(xiě)作。

寫(xiě)作公文正文之前，需要對合同約定、工程的進(jìn)度、工程款的實(shí)際支付情況、雙方的洽商等做認真的調查，不僅要聆聽(tīng)有關(guān)項目經(jīng)理的陳述，更要仔細查看相關(guān)的工程文件，這樣在寫(xiě)作時(shí)才能做到有理有利，揚長(cháng)避短。

例如我公司進(jìn)場(chǎng)時(shí)間推遲了兩天，但甲方以此為由拖延支付進(jìn)場(chǎng)款。此時(shí)，一方面要正視進(jìn)場(chǎng)滯后的情況，另一方面還要找找進(jìn)場(chǎng)推遲的原因，例如有沒(méi)有甲方場(chǎng)地基礎交接的問(wèn)題、三通的問(wèn)題、洽商的問(wèn)題造成了進(jìn)場(chǎng)推遲，如果存在這方面問(wèn)題，則有必要在正文中予以說(shuō)明。

首先，正文開(kāi)始寫(xiě)明工程的進(jìn)展情況及雙方的合作，要將雙方合作與進(jìn)展的關(guān)系歸功于甲方的關(guān)心和指導，這種寫(xiě)法，也是屬于傳統信函中的寒暄、客套。

然后，就進(jìn)度款的支付問(wèn)題，對貴司做如下的說(shuō)明。首先，按照我司與貴司簽訂的合同第幾條第幾項，貴司應在什么時(shí)候支付多少款，但是，貴司現在只支付了多少款，其余款項貴司以什么原因至今拒絕支付給我司。

關(guān)于對方提出的理由和欠款的情況，應根據合同、工程進(jìn)度、雙方洽商、現場(chǎng)情況等做具體分析，說(shuō)明我方合理的方面，指出對方不妥的方面，但要委婉地提出，例如不能用“貴司的這種做法是極其錯誤的”、“我司對貴司這種言而無(wú)信的做法感到非常憤慨”等敵對性的語(yǔ)言，對甲方不合理的行為，只需陳述合同約定事實(shí)及對方履約事實(shí)即可，不必展開(kāi)進(jìn)行評論。

表明我方態(tài)度：這個(gè)內容很容易寫(xiě)成威脅性的語(yǔ)言或者單方定性的語(yǔ)言，應極力予以避免。既要維護本公司的利益，又要照顧對方與我方的合作關(guān)系，還要對工程問(wèn)題說(shuō)清楚，這要求法律顧問(wèn)對工程問(wèn)題的處理要有處世的周到態(tài)度。

最后，是對方及時(shí)支付款項的希望，如果進(jìn)度款的支付已經(jīng)影響到原材料和加工的，可使用“綿里藏針”的策略，與甲方進(jìn)行周旋：例如要表達對方如果不付款，我方將停工的態(tài)度，可以用“哭窮”的迂回辦法表達——我司前期已經(jīng)墊付了多少錢(qián)進(jìn)行加工鋼構件，貴司也了解，合同的進(jìn)度款并不是我司的實(shí)際利潤，而是為加工構件所必須的款項，現在這種情況下，我司實(shí)在是無(wú)力繼續墊付加工款，如果貴司不能讓資金到位，我司只得停工，這是貴我雙方都不愿意看到的……這樣，也同樣不用威脅性的語(yǔ)言，表達同樣的意思。

總之，催款公函的寫(xiě)作需要符合公函體例，照顧雙方合作關(guān)系，保護企業(yè)自身利益，措辭嚴謹客觀(guān)、客氣周到，才能達到企業(yè)公函所希望達到的目的。